Biznes na miarę. Konkurs dla przedsiębiorców. Zawieramy umowę najmu

- Oferta deweloperów najnowocześniejszych na rynku powierzchni biurowych jest tak rozbudowana, że umowa to znacznie więcej niż klasyczna jej forma - mówi mecenas Ryszard Klimczyk. - Oprócz samego udostępnienia lokalu, zazwyczaj zawiera usługę jego wydzielenia i zaadaptowania od podstaw na potrzeby rezydenta, usługi dodatkowe, zapewnienie pomieszczeń wspólnych, okazjonalnej pomocy w obsłudze wydarzeń organizowanych przez rezydenta itp., zapewnienia miejsc parkingowych czy nawet pomocy w transferze gości rezydenta z lotniska do siedziby firmy. Oferta może być bardzo rozbudowana. Trzeba zdawać sobie sprawę, że w umowie deweloper zobowiązuje się oprócz udostępnienia obiektu do całego wachlarza usług, które muszą być dokładnie opisane. Po stronie najemcy natomiast pozostaje, mówiąc najprościej, wnosić przewidziane umową opłaty i korzystać z pomieszczeń i budynków zgodnie z ich przeznaczeniem i przyjętymi dobrymi standardami funkcjonowania w biznesie.

Pierwsza rzecz, na jaką należy zwrócić uwagę przy negocjacji i podpisywaniu umowy najmu, to transparentne zasady pokrywania kosztów korzystania z powierzchni biurowej.
- Podstawową składową opłat ponoszonych przez rezydenta jest czynsz - wyjaśnia mecenas Klimczyk. - Zazwyczaj jest podawany jako stawka za metr kwadratowy. Należy przy tym zwrócić uwagę, jaką metodą mierzona jest wynajmowana powierzchnia. Najczęściej na podstawie polskiej normy ISO lub międzynarodowych standardów TEGoVA. Powinno zostać to określone w umowie, bo metody dają różne wyniki, ważne jest także, aby najemca miał możliwość uczestniczenia w pomiarach. Istotne jest także rozróżnienie powierzchni netto i brutto.

Całkowita powierzchnia biura przyjęta do rozliczeń zawiera w sobie również udział w pomieszczeniach wspólnych budynku, takich jak gospodarcze, korytarze, klatki schodowe. Stawkę za tę powierzchnię liczy się na podstawie współczynnika procentowego add-on-factor. Dodając do niej stawkę netto za pomieszczenia rezydenta, określamy powierzchnię brutto.
- Umowa powinna precyzyjnie wskazywać taki współczynnik oraz zawierać przynajmniej sposób jego obliczenia - zwraca uwagę mecenas.

Opłaty jasno określone

Najemca biura musi wiedzieć, ile i za co płaci. Czynsz to nie wszystko. Do tego dochodzą opłaty za media oraz usługi świadczone przez dewelopera, jak zarządzanie obiektem, sprzątanie, utrzymanie i serwis infrastruktury technicznej, ochrona obiektu, dostęp. Na całkowity koszt korzystania z obiektu składa się jeszcze podatek od nieruchomości i udział w kosztach ubezpieczenia budynku.
- Umowa najmu powinna precyzyjnie określać zakres usług. Możliwość i warunki zmiany stawek opłat powinny być również jasno sprecyzowane - dodaje Ryszard Klimczyk. - Zwykle większość tego typu kosztów jest płacona w formie zaliczki, rozliczana w umówionym okresie na podstawie rzeczywiście poniesionych i rozdzielonych pomiędzy najemców kosztów. Najemca powinien mieć prawo audytu takiego rozliczenia, łącznie z wglądem do umów i faktur za świadczone usługi i dostarczane media. W nowoczesnych biurach taka przejrzysta praktyka to standard.

Terminy najmu lokalu

Warto pamiętać, że deweloper kompleksu biurowego, czyli wynajmujący, ponosi na początku czasem ogromne wydatki na realizację inwestycji. W późniejszym okresie zależy mu na stabilnych wpływach z jej udostępnienia rezydentom.
- Dla wynajmującego ważna jest stabilność i przewidywalność wpływów z najmu, dlatego w umowie dąży do określenia konkretnego okresu jego trwania. Dla najemców z kolei najatrakcyjniejsza byłaby umowa z elastycznymi możliwościami jej skrócenia lub wydłużenia. Oczekiwania te wydają się nie do pogodzenia. Ale jest pewne pole manewru ograniczone obowiązującym w Polsce prawem. Ważne przyczyny wypowiedzenia umowy można zawrzeć w umowie najmu.
Oczywiste jest, że w umowie powinny znaleźć się jasno określone zasady i terminy przekazania lokalu najemcy, jego zwolnienia oraz zasady rozliczenia za zrealizowane nakłady w biurze.

Elastyczność powierzchni

Firmie, która wybudowała biurowiec czy cały ich kompleks, zależy na przyciąganiu najemców oraz aby korzystali z powierzchni jak najdłużej oraz aby rozwijali swoje biznesy.
- Często zdarza się, że lokalu, który chcemy nająć, jeszcze nie ma lub jest to powierzchnia typu open space wymagająca wydzielenia i aranżacji - wyjaśnia Ryszard Klimczyk. - W takiej sytuacji w umowie trzeba określić projekt nowego biura, jego podział, standard wykończenia, materiały, jakie mają zostać użyte, doprowadzone instalacje, a jeśli nie ma projektu - przejrzyste zasady współpracy przy jego tworzeniu. Wreszcie najemca powinien znać na etapie podpisania umowy koszty takiej aranżacji, jeśli umowa przewiduje, że będzie partycypował w niej finansowo. Niekiedy do czasu udostępnienia lokalu deweloper może zaoferować rezydentowi pomieszczenia tymczasowe, jeżeli tego oczekuje, co też należy zawrzeć w umowie najmu.

- Firma wynajmująca biuro rozwija swój biznes i rośnie. Oczekuje, że rosnąć będzie jej biuro. Nowoczesne obiekty dają takie możliwości - dodaje Ryszard Klimczyk. - Na samym początku negocjacji czy wyboru lokalizacji najmujący powinien się upewnić, czy jest opcja powiększenia powierzchni i umieszczenie jej w umowie najmu. Wynajmujący może się wówczas zobowiązać do zapewnienia dodatkowego metrażu. To może mieć formę pierwonajmu, czyli zobowiązania, że w przypadku pozyskania wolnej powierzchni zostanie ona zaoferowana najemcy w pierwszej kolejności. Może być to także sztywna opcja rezerwacji konkretnej powierzchni. Natomiast opcja zmniejszenia zajmowanego biura wiąże się już w wypowiedzeniem części zawartej wcześniej umowy, ale może być oczywiście uwzględniona w ramach negocjacji.
Podsumowując. W umowie najmu rezydent powinien mieć precyzyjnie określone, za jaki metraż i usługi płaci. Wynajmujący - do jakich usług jest zobowiązany. Umowa powinna określać także kary za niedotrzymanie warunków przez którąś ze stron umowy.

- Pamiętajmy, że najemcy zależy na wysokim standardzie i dobrej lokalizacji, wynajmującemu na zatrzymaniu najemców, co daje stabilne wpływy przez przewidywalny okres - mówi mecenas Klimczyk. - Jest zatem pole do negocjacji.

Opublikowane dotychczas odcinki cyklu znajdziesz także w naszym serwisie:
Odcinek 1 z 23.10: Na początek - wybór lokalizacji
Odcinek 2 z 30.10: Pewność zasilania
Odcinek 3 z 6.11: Biznes na miarę. Urządzenie biura. Czy to sztuka?
Odcinek 4 z 13.11: Olivia A Plus - standard najwyższy w Polsce
Odcinek 5 z 20.11: W Olivia Business Centre biuro rośnie z Twoją firmą
Odcinek 6 z 27.11 Olivia Business Centre to przyjazna przestrzeń i usługi
Odcinek 7 z 4.12: Facility management dla komfortu Rezydentów
Odcinek 8 z 11.12: Zawieramy umowę najmu.
Odcinek 9 z 18.12: Sky Club integruje i inspiruje
Odcinek 10 z 8.01: Kooperacja zaprogramowana na rozwój kadry i kwalifikacji
Odcinek 11 z 15.01: Nowa przestrzeń OBC dla rozwoju innowacji
Odcinek 12 z 22.01: Wspólne usługi i kooperacja dają oszczędności rezydentom OBC
Odcinek 13 z 29.01:W OBC spędzisz czas przy kawie, lunchu, a nawet muzyce na żywo
Odcinek 14 z 5.02.: Wachlarz usług w miejscu pracy to atut Olivia Business Centre