Jak pracujemy w pandemii? Globalna rewolucja komunikacyjna

Jak zmienił się system pracy wraz z wybuchem i rozwojem pandemii?

Wybuchowi pandemii towarzyszyło to, co często określamy w ClickMeeting mianem globalnej rewolucji komunikacyjnej. W bardzo krótkim czasie wiele podmiotów z różnych sektorów musiało diametralnie zmienić swoje przyzwyczajenia, przestawić się z kontaktów bezpośrednich na kontakt online. Dotyczyło to niemal wszystkich segmentów ich funkcjonowania: od organizacji pracy własnych zespołów po sposób porozumiewania się z klientami czy kontrahentami. Do wirtualnej rzeczywistości trzeba było przenieść zarówno małe, regularne spotkania wewnętrzne, jak i duże wydarzenia i konferencje. Skalę tych przeobrażeń dobrze oddaje liczba wydarzeń organizowanych na naszej platformie. O ile w 2019 roku wspieraliśmy 627 033 webinarów i spotkań, w 2020 roku było ich już 2 316 074, a łączna liczba uczestników wyniosła ponad 30 milionów.

Czy Polacy byli na to gotowi?

Jak to z rewolucjami bywa: z pewnością nie zawsze. Z jednej strony istniało dużo firm i instytucji, które korzystały wcześniej z komunikacji zdalnej, posiadały odpowiednie narzędzia i procedury. Z drugiej: dla wielu podmiotów wybuch pandemii i konieczność przejścia do komunikacji zdalnej były olbrzymim zaskoczeniem. Ta pierwsza grupa zdecydowanie lepiej poradziła sobie ze zmianami. Dotyczy to również naszej firmy. Bardzo szybko przestawiliśmy się na współpracę zdalną, podczas nowych rekrutacji zaczęliśmy również pozyskiwać kandydatów z różnych części kraju. Dzięki dobrym narzędziom, organizacji pracy i kulturze organizacyjnej byliśmy w stanie nie tylko zachować wysoką efektywność działania, ale również zapewnić właściwe relacje pomiędzy pracownikami. Przewagę, jaką jest posiadanie wcześniejszych doświadczeń w organizacji wydarzeń online, najlepiej widać na przykładzie instytucji edukacyjnych, w tym szkół wyższych. W ich przypadku często decyzje o przechodzeniu w tryb zdalny były podejmowane z dnia na dzień. Jeżeli edukacja zdalna budzi obecnie nie najlepsze skojarzenia, to głównie jest to związane z kryzysem, w jakim znalazły się instytucje, które wcześniej nie miały kontaktu z nauką w pełni zdalną lub blended learning, czyli nauczanie hybrydowe. W gronie naszych klientów są natomiast szkoły wyższe, które nie tylko już wcześniej stosowały pewne elementy nauki zdalnej, ale również takie, które z powodzeniem od wielu lat prowadzą całe cykle nauczania w takiej formule.

Co było największym wyzwaniem - technologia, zagospodarowanie czasu pracy w domu czy wręcz przeciwnie - praca i nauka zdalna nie rodziły żadnych wyzwań?

W tym kontekście również wiele zależy od konkretnego przypadku. Jeżeli ktoś miał już kontakt z pracą czy nauką zdalną - np. miał okazję korzystać z trybu home office albo uczestniczyć w kursach online, był lepiej przygotowany do transformacji zarówno pod względem technicznym, jak i mentalnym. Z naszych badań wynika jednak, że to nie z technologią mamy największy problem. Po pierwsze, korzystamy z niej każdego dnia, więc zdecydowana większość osób, zwłaszcza uczących się i aktywnych zawodowo, ma spore kompetencje cyfrowe. Po drugie, do naszej dyspozycji pozostaje wiele narzędzi. W pracy nad naszym produktem zwracamy natomiast szczególną uwagę na to, aby korzystanie ze wszystkich funkcji było jak najbardziej intuicyjne. Opinie klientów jednoznacznie udowadniają, że nam się to udaje. Szczególnie cieszą komentarze osób, które do tej pory nie miały zbyt dużo do czynienia z oprogramowaniem tego typu, ale dzięki nam się do niego przekonały. Jednocześnie z przeprowadzonych przez nas badań wynika, że problemy obserwujemy w zupełnie innych miejscach. Kiedy pytaliśmy uczestników spotkań online o ich spostrzeżenia odnoszące się do zachowania innych osób podczas wirtualnych wydarzeń, aż 44 procent respondentów stwierdziło, że w ich trakcie trudniej o zachowanie zgodne z regułami etykiety niż w przypadku bezpośrednich kontaktów. Co ciekawe, ponad połowa z nich oczekiwałaby także wprowadzenia jasnych reguł savoir-vivre w tym zakresie. Wciąż jest więc wiele do poprawy, a komunikując się online, powinniśmy zwracać więcej uwagi na inne osoby, ich oczekiwania i potrzeby.

Za nami kolejny rok zdalnej pracy i edukacji. Polacy dobrze wykorzystali ten czas?

Oczywiście, że tak. Przede wszystkim opanowali zarówno narzędzia, jak i sposoby organizacji pracy czy nauki w nowych warunkach. O ile wcześniej mówiliśmy więc o rewolucji, w tegorocznym raporcie doszliśmy do wniosku, że w naturalny sposób ustąpiła ona miejsca ewolucji. Bazując na liczbach: w 2021 roku za pośrednictwem ClickMeeting odbyło się ponad 1,9 miliona wydarzeń, które zgromadziły ponad 26 milionów uczestników. Choć to nieco mniej niż w roku 2020, wzrost w porównaniu z 2019 rokiem wynosi ponad 300 procent! Sądzimy, że rynek będzie podążał właśnie w tym kierunku: różne sposoby komunikacji zdalnej już z nami zostaną, ale będziemy w stanie właściwie je bilansować. W początkowym okresie byliśmy nieco zaaferowani. Wiele osób zatraciło się w nowych modelach pracy i nauki i nie zwracało uwagi chociażby na to, że zupełnie zapominają o odpoczynku. Dziś doskonale wiemy, jak ważne jest zachowanie równowagi pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym. Wypracowaliśmy także skuteczne metody komunikacji, w tym te uwzględniające komunikację asynchroniczną, która sprzyja efektywnej realizacji obowiązków.

Choć w 2021 roku można było już organizować konferencje stacjonarnie, to część firm zdecydowała się pozostać w sferze online. Jak pani myśli, dlaczego?

Przede wszystkim dostrzegli korzyści, jakie przynoszą. Wiele historii naszych klientów opiera się na takim schemacie. Przed pandemią organizowali wydarzenia stacjonarne. Ze względu na to, że w jej trakcie nie było to możliwe, decydowali się na przeniesienie ich do przestrzeni wirtualnej. Okazywało się, że o ile wcześniej miały zasięg lokalny - uczestniczyli w nich na przykład przedstawiciele pobliskich firm - w formule online zyskiwały międzynarodowy wymiar i rejestrowali się na nie potencjalni partnerzy czy klienci z zupełnie innych części świata. Trudno o rezygnację z takiego potencjału, zwłaszcza że koszty organizacji wydarzenia online są nieporównywalnie niższe, podobna zależność dotyczy nakładów pracy. Jednocześnie webinary wpisują się znakomicie w oczekiwania odbiorców. Większość z nas, nie tylko w okresie pandemii, oczekuje łatwego dostępu i atrakcyjnej, multimedialnej formy. Nowoczesne platformy gwarantują organizatorom zdecydowanie więcej niż tylko transmitowanie obrazu i dźwięku. Łatwo o angażowanie uczestników, dzielenie się z nimi materiałami, tworzenie atrakcyjnych treści. Jest jeszcze jeden niezwykle istotny trend, który już teraz odgrywa ważną rolę w branży wydarzeń online, a jego rola będzie wciąż rosła. Webinar marketing, czyli zespół praktyk odnoszących się do wykorzystania webinarów w marketingu i marketingu w webinarach, daje znakomite rezultaty. Pozwala nie tylko na tworzenie wciągających treści, ale również osiąganie wymiernych korzyści biznesowych. Według naszych danych charakter marketingowy lub sprzedażowy miało 35 procent wszystkich wydarzeń, które odbyły się na naszej platformie w 2021 roku.

Organizowanie życia zawodowego online to przyszłość nieunikniona czy raczej w dalszym ciągu zauważalna będzie ta granica?

Nie jest to chwilowy trend, ale z pewnością coś, co będzie kształtowało w przyszłości z jednej strony obraz rynku pracy, z drugiej nasze relacje i sposób postrzegania rzeczywistości. Liderzy, którzy tego nie zaakceptują, będą musieli mierzyć się z olbrzymimi problemami. W innym naszym badaniu zapytaliśmy uczestników o to, co sądzą o pracy zdalnej. 54 procent z nich stwierdziło, że chciałoby pracować w ten sposób po zakończeniu pandemii, kolejne 35 procent opowiada się natomiast za częściową możliwością pracy zdalnej. Jeżeli pracownicy mieliby wybierać samodzielnie, 62 procent wybrałoby pracę hybrydową, 24 procent zdalną, a jedynie 14 procent stacjonarną. To jednoznacznie pokazuje, że - oczywiście w przypadku stanowisk, które nie wymagają fizycznej obecności w siedzibie firmy - niewielu kandydatów będzie miało ochotę na pełnowymiarowy powrót do biur. Rzeczywistość, do której wielu z nas było przyzwyczajonych, już nie istnieje. Nie tylko firmy, ale również pracownicy stawiają na elastyczność. Coraz częściej spotykamy się chociażby z cyfrowym nomadyzmem. Wielu młodych ludzi nie przywiązuje się do konkretnego miejsca, liczy na uczciwą relację z pracodawcą, która nie jest rozliczana na podstawie godzin spędzonych w biurze. Liderzy powinni zadbać o właściwe funkcjonowanie zespołów i organizację pracy w tych warunkach. Wymaga to zmiany podejścia, ale również przykład ClickMeeting udowadnia, że jest to możliwe.

Pandemia koronawirusa - choć skutecznie odcisnęła swoje piętno na gospodarce, to dla szeroko pojętej branży IT nie była chyba aż tak dotkliwa?

To prawda. Im bardziej zawężone były możliwości bezpośredniego spotykania się ze sobą, nie tylko w pracy, ale również w szerzej pojmowanej przestrzeni publicznej - tym bardziej rosło zainteresowanie produktami IT. Dotyczy to oczywiście różnych obszarów naszych aktywności - od narzędzi wspomagających współpracę i komunikację, takich jak nasza platforma, przez oprogramowanie usprawniające życie codzienne i wspomagające rozwój aż po serwisy streamingowe czy gry, które dostarczały nam rozrywki. Rzecz jasna dotyczy to również lokalnego rynku. W naszym kraju działa wiele innowacyjnych firm z obszaru IT i często znakomicie radziły sobie w tym okresie.

Jak ClickMeeting odnalazł się w dobie pandemii koronawirusa?

Pierwszy okres pandemii był dla nas pewnym wyzwaniem i testem. Przywołane wcześniej dane pokazują, z jak gigantycznym zainteresowaniem musieliśmy się mierzyć. Uśredniając, liczba wydarzeń wzrosła o 370 procent w porównaniu z rokiem poprzedzającym pandemię, jednak różne rynki reagowały w różny sposób. Przykładowo wzrost na rynku polskim wyniósł 1156 procent, greckim 868 procent, niemieckim 519 procent, francuskim 423 procent, a włoskim 310 procent. Aby zapewnić najwyższy poziom usług, musieliśmy zadbać nie tylko o odpowiednią infrastrukturę, dostosowaną do tak dużego zapotrzebowania, ale również obsługę klienta. Nasi odbiorcy mogą liczyć na wsparcie w języku angielskim, niemieckim, rosyjskim, hiszpańskim i oczywiście polskim. Samo narzędzie jest natomiast dostępne w dziewięciu językach, w tym w portugalskim, francuskim, włoskim i arabskim. Znacząco, bo aż o 30 procent, powiększył się również nasz zespół. Obecnie zatrudniamy niemal 100 pracowników. Dla porównania: kiedy w 2016 roku zaczęliśmy działać jako odrębna firma, nad platformą pracowało 30 osób. Oczywiście od początku zdawaliśmy sobie sprawę z tego, że okres pandemii i powiązany z nią wzrost zainteresowania powinien być impulsem do dalszego konsekwentnego rozwoju. Nasz produkt nieustannie się rozwija, oferując także nowe innowacyjne funkcje. Sporo pracy wymagało przy tym przeniesienie baz danych do Europejskiego Obszaru Gospodarczego, dzięki czemu jesteśmy w stanie odpowiednio zadbać o bezpieczeństwo informacji i zyskać jeszcze większą wiarygodność zwłaszcza w oczach naszych zachodnioeuropejskich partnerów. Jeśli chodzi o organizację pracy w firmie, niewątpliwie pomógł nam fakt, że byliśmy dostawcą narzędzia do komunikacji online. Dzięki temu niemal z dnia na dzień byliśmy gotowi do współpracy w formie zdalnej. Dziś również platforma ClickMeeting jest nie tylko naszym produktem, ale także podstawowym narzędziem pracy.

Czym gdański produkt różni się od innych tego typu aplikacji?

Rynek platform do webinarów i spotkań online jest bardzo wymagający i złożony. Oczywiście jego znaczną część zajmują giganci dysponujący olbrzymimi budżetami i zasięgami. Czasem także mający możliwość wbudowania narzędzi meetingowych w większy ekosystem. Cechy, na które zwracają uwagę nasi klienci, to bezpośredni kontakt i realne wsparcie. Osoby i instytucje organizujące własne wydarzenia online często potrzebują pomocy tu i teraz, a nie za 3 dni. Ich oczekiwania zmieniają się wraz z rozwojem ich działalności. Bardzo często zwracają uwagę na to, że współpraca z wielkimi korporacjami jest trudna, a nawiązanie bezpośredniego kontaktu praktycznie niemożliwe. Nasz dział wsparcia robi natomiast wszystko, by klienci nie musieli martwić się o kwestie techniczne i jest zawsze do ich dyspozycji. Dla wielu klientów, zwłaszcza z Unii Europejskiej, ważnym argumentem jest również nasze położenie. Jako europejska firma jesteśmy zobowiązani do stosowania wytycznych RODO. Nasze bazy danych znajdują się natomiast w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Należy pamiętać o tym, że organizatorzy wydarzeń są administratorem danych osobowych swoich uczestników. Muszą więc zadbać o ich bezpieczeństwo oraz zgodne z prawem przetwarzanie informacji. Dobór odpowiedniego narzędzia odgrywa więc w tym kontekście niezwykle ważną rolę. Nasza nazwa nie jest dziełem przypadku. Chcemy, aby zarówno prowadzenie wydarzeń, jak i uczestniczenie w nich było proste i intuicyjne. Naprawdę nie trzeba więcej niż kilka kliknięć, aby zorganizować pierwszy webinar. Co więcej: nie jest nawet koniecznie ściągnięcie jakiejkolwiek aplikacji, ponieważ nasz produkt działa w pełni w oknie przeglądarki. Dla użytkowników takich jak my, korzystających z narzędzia kilka razy dziennie, dostępna jest wersja desktopowa, która umożliwia sprawną nawigację między różnymi pokojami. Naszym celem jest zapewnianie łatwej komunikacji bez jakichkolwiek barier.

Ponad 10 lat obecności na rynku. Jak w tym czasie zmienił się rynek? Czy pandemia pomogła w jego rozwoju, czy raczej przyspieszyła procesy zmian?

Dekada w świecie rozwiązań informatycznych to bardzo długi okres. To, że narzędzia się zmieniały, stawały się coraz bardziej funkcjonalne i dostępne, to oczywistość. Zmieniał się jednak również rynek. Do grona wspomnianych gigantów dołączyło wiele mniejszych podmiotów, które próbują na nim swoich sił. Pandemia i związana z nią dobra koniunktura dla narzędzi tego typu z pewnością sprzyjała ich powstawaniu. Równocześnie stała się dla wielu platform czasem próby. Oczywiście zmieniły się również potrzeby i oczekiwania klientów, a przede wszystkim świadomość możliwości, jakie dają webinary i spotkania online. Kiedy debiutowaliśmy w 2011 roku, nie przez przypadek miało to miejsce w Nowym Jorku. W Polsce, ale również w reszcie Europy formaty tego typu nie cieszyły się jeszcze zbyt dużą popularnością i potrzebowaliśmy nieco czasu na edukowanie odbiorców. Pierwszymi rynkami, które podbijaliśmy, były Stany Zjednoczone, Brazylia i Rosja. Obecnie jest inaczej: stawiamy w głównej mierze na klientów europejskich, a wydarzenia online stają się coraz ważniejszą częścią ich życia zawodowego, ale także prywatnego.

Gdańsk, a szerzej nawet Pomorze to dobre miejsce na rozwój swojego startupu? Mało osób zapewne zdaje sobie sprawę z tego, jak wiele firm, o znaczącym potencjale na świecie, pochodzi właśnie z Pomorza.

Doskonałe. Rzeczywiście, jeśli przyjrzeć się liście najbardziej innowacyjnych polskich firm, okaże się, że wiele z nich pochodzi z Trójmiasta. Historia ClickMeeting jest pod tym względem ciekawa, bo w końcu wywodzimy się z innej gdańskiej firmy, która osiąga sukcesy na całym świecie, czyli z założonego przez Szymona Grabowskiego GetResponse. To znakomite narzędzie, bez którego setki tysięcy marketerów nie wyobraża sobie codziennej pracy. ClickMeeting był pierwotnie jednym z wielu projektów realizowanych wewnątrz firmy. Na samym początku nie pracował nad nim nawet dedykowany zespół. Szybko okazało się jednak, że potrzebuje własnego miejsca, więc od 2016 roku działa w ramach oddzielnej spółki.

Co szczególnego ma w sobie Gdańsk?

Otwartość, dobry klimat dla rozwoju biznesu, europejskość. To cechy, które staramy się podkreślać i z dumą opowiadamy naszym klientom, że właśnie stąd się wywodzimy. Dostrzegamy, że to ważne, zwłaszcza dla odbiorców z Europy Zachodniej. Poza tym już sama dewiza miasta staje się doskonałym drogowskazem dla przedsiębiorców. Stosujemy ją także u nas, działając przemyślanie, ale bez jakichkolwiek kompleksów i obaw.