Nasz raport: Opłaty za odpisy i kopie dokumentów

Mężczyzna chciał ubiegać się o rentę. Otrzymał od znajomych adres prywatnej firmy archiwizującej akta osobowo-płacowe dwóch przedsiębiorstw, w których pracował. Zwrócił się z prośbą o wydanie odpisów świadectw i wpłacił żądane 30 zł na... "usprawnienie i przyspieszenie terminu realizacji". Kiedy otrzymał kolejne pismo z firmy, o mały włos nie dostał zawału serca.

- Pomijam to, że pismo nie było podpisane. Datowane było na 27 stycznia tego roku. Zgodnie z nim miałem wpłacić kolejne 50 złotych do 23 grudnia ubiegłego roku! Była też groźba, że jeśli tego nie uczynię, moje dokumenty zostaną zniszczone - mówi wyraźnie zbulwersowany mieszkaniec Pomorza (imię i nazwisko do wiadomości redakcji). - Przecież to jest rażące niechlujstwo! Jak mam mieć zaufanie do tak postępującej firmy, która ma w swoich archiwach wiele akt osobowych? Moim zdaniem to jest naciąganie ludzi, którzy nie mają często środków do życia! A jeśli to był błąd, to pracownicy tej firmy powinni sobie uświadomić, że kogoś w tak lekkomyślny sposób mogli wpędzić do grobu!
Sprawę staraliśmy się wyjaśnić w gdańskiej spółce Archet-Nausea, która była adresatem prośby Pomorzanina. W jej archiwach znajdują się akta osób zatrudnionych w 415 firmach.

- To jeden przypadek na tysiąc zadowolonych naszych klientów. Ten pan miał najwyraźniej pecha - mówił początkowo Dariusz Czerlonek, prezes Archet-Nausea, który po sprawdzeniu informacji dodał: - Mieliśmy małe problemy kadrowe. Panią, która się tym zajmowała, zastępował inny pracownik. Po prostu przekleił cały dokument, zmieniając tylko dane osobowe klientów. Takich pism z błędnymi datami i bez podpisu z naszej firmy wyszło około stu. Popełnił błąd, za który bardzo przepraszam.
Archiwizowaniem akt osobowo-płacowych mogą zajmować się prywatne firmy na mocy ustawy z 1983 roku. W ich zasobach są nie tylko dane z nieistniejących zakładów pracy, ale także, zgodnie z prawem, materiały dotyczące działalności partii politycznych, organizacji społecznych, czy kościołów. Rejestr i nadzór mają nad nimi marszałkowie województw.

- Trzy lata temu przeprowadzaliśmy kontrolę w tej firmie i nie wykazała ona nieprawidłowości - mówi Małgorzata Pisarewicz, rzecznik prasowy marszałka województwa pomorskiego. - Niemniej, proszę tego mężczyznę, aby przesłał nam informację, a my sprawdzimy, czy firma nie złamała przepisów.

Płacisz za każdy dokument osobno

Opłaty za odpisy i kopie dokumentów wg rozporządzenia ministra:
17 zł - za kopię świadectwa pracy
4 zł - za kopię potwierdzającą m.in. wysokość wynagrodzenia
4 zł - za kopię każdej karty kartoteki zarobkowej, zasiłkowej lub strony listy płac
35 zł - za odpis świadectwa pracy oraz za każdą rozpoczętą stronę
8 zł - za odpis dokumentu innego niż świadectwo pracy z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia, za każdą rozpoczętą stronę
4 zł - za skrócony odpis wysokości zarobków na podstawie list płac, za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku).
Jednorazowe zamówienie nie może przekroczyć kwoty 200 zł.

Obowiązki wynikają z ustawy

Małgorzata Kałużyńska-Jasak, dyrektor zespołu rzecznika prasowego generalnego inspektora ochrony danych osobowych:

- Generalny inspektor ochrony danych osobowych (GIODO) nie prowadził kontroli w spółce Archet-Nausea, nie otrzymał również żadnych sygnałów związanych z działalnością ww. spółki. Zatem jedynie informacyjnie wskazuję, że po przejęciu danych osobowych (np. teczek osobowych) podlegających archiwizacji, archiwum staje się administratorem tych danych i spoczywają na nim wszystkie obowiązki wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych. Wśród nich wymienić można obowiązek zgodnego z prawem przetwarzania danych, obowiązek należytego zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych, jak również obowiązek zgłoszenia zbioru danych do rejestracji generalnemu inspektorowi ochrony danych osobowych. Cennik zawierający maksymalną wysokość opłat pobieranych za sporządzenie odpisu lub kopii przechowywanej dokumentacji, uwzględniający koszty związane z przechowywaniem dokumentacji i sporządzeniem jej odpisów lub kopii, określony został w wydanym na podstawie art. 51 o ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Rozporządzeniu ministra kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania. Zatem z przepisów wynika, że przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców ma prawo pobierać opłaty za wykonywane usługi (np. za wykonywanie kopii lub odpisów). Niemniej osoba, która uważa, że przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców pobiera opłaty niezgodnie z prawem, powinna zainteresować tą sprawą marszałka województwa, który sprawuje kontrolę nad działalnością gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania (art. 51 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).