Umowa najmu mieszkania a RODO. Jak RODO wpłynie na wynajem mieszkań?

Przemysław Zańko

30 maja 2018 30.05.2018 Aktualizacja: 8 sierpnia 2018 14:01 08.08.2018 14:01

0
Poleć znajomemu ten artykuł Adres email: Niepoprawny adres email
1
Komentarze

Umowa najmu mieszkania zgodnie z wymogami RODO powinna zawierać klauzulę dotyczącą przetwarzania danych osobowych. ©MARCIN OSMAN

Czy umowa najmu mieszkania musi być zgodna z RODO? Tak – ale nie w każdym przypadku. Jeśli wynajem mieszkań ma charakter osobisty lub domowy, obowiązek ten znika.

Zobacz dzisiejsze wydanie internetowe Dziennika Bałtyckiego

Umowa najmu mieszkania zgodnie z wymogami RODO powinna zawierać klauzulę dotyczącą przetwarzania danych osobowych. ©MARCIN OSMAN

RODO – unijne ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zaczęło obowiązywać w Polsce 25 maja 2018 r. Do nowych przepisów związanych z ochroną danych osobowych dostosowała się już większość przedsiębiorców, nie każdy jednak zdaje sobie sprawę, że mają one wpływ także na wynajem mieszkań. Kiedy umowa najmu mieszkania podlega wymogom RODO?

Umowa najmu mieszkania a RODO

Popularność inwestycji mieszkaniowych utrzymuje się w Polsce już od wielu lat.

Według ekspertów AMRON-SARFiN inwestorzy kupujący nieruchomości pod mieszkania na wynajem byli w zeszłym roku jednym z najważniejszych czynników wpływających na wzrost cen mieszkań w całym kraju. Wraz z wejściem w życie przepisów RODO inwestorzy muszą się jednak upewnić, że umowy, jakie zawierają z lokatorami, uwzględniają nowe prawo.

Nie ulega wątpliwości, że gdy zostaje podpisana umowa najmu mieszkania, najemca powierza właścicielowi lokalu swoje dane osobowe. Z całą pewnością są one również przetwarzane, co wynika z definicji podanej w rozporządzeniu:

„przetwarzanie” oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych (...) taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie (…).

Co ważne, nie każda umowa najmu mieszkania podlega przepisom RODO. Rozporządzenie nie dotyczy bowiem sytuacji, gdy dane osobowe najemcy przetwarza osoba fizyczna w ramach czynności o charakterze osobistym lub domowym, tj. niezwiązanych z działalnością zawodową lub handlową. Właściciel lokalu, który nie trudni się zawodowo wynajmem, jest zatem zwolniony z obowiązku dostosowania umowy do RODO.

Jak uzyskać zgodę lokatora?

Kwestia tego, kiedy najem spełnia warunki czynności o charakterze domowym lub osobistym, nie została przez ustawodawcę dokładnie wyjaśniona. Z pewnością jednak do przepisów RODO musi się stosować każdy właściciel lokalu, dla którego najem mieszkań to działalność gospodarcza. Dotyczy to zarówno wynajmowania lokalu na dłużej, jak i wynajmu krótkoterminowego.

– (…) najem mieszkania na dni oferowany za pośrednictwem portalu rezerwacyjnego wiązać będzie się z obowiązkiem zabezpieczenia danych osobowych najemcy. Dlatego też strony takiej umowy powinny ustalić cele i sposoby ich przetwarzania – wyjaśnia w wypowiedzi dla AIP adwokat Karol Tarniowy.

Aby uzyskać zgodę lokatora na przetwarzanie jego danych, konieczne jest zawarcie z nim umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Może ona przyjąć formę osobnego dokumentu lub odpowiednio sformułowanej klauzuli w umowie najmu. Umowa powierzenia powinna zawierać jasno podaną informację na temat tego, jakie dane najemcy będą przetwarzane oraz jaka jest podstawa prawna przetwarzania i jego cel. Najemca musi również zostać poinformowany o przysługujących mu prawach. Są to m.in.:

prawo do informacji o przetwarzaniu swoich danych,
prawo dostępu do swoich danych,
prawo sprostowania błędnych danych,
prawo do przenoszenia danych do innego administratora (podmiotu przetwarzającego dane),
prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym profilowania),
prawo do bycia zapomnianym (usunięcia danych).

Z uwagi na krótki czas, jaki upłynął od wprowadzenia RODO w Polsce, brak na razie ogólnodostępnych wzorów umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. W razie wątpliwości co do konstrukcji umowy najmu zgodnej z RODO najlepiej zasięgnąć porady prawnika.

Wynajem mieszkań a RODO – obowiązki właściciela

Uwzględniająca przepisy RODO umowa najmu mieszkania to jednak tylko jedno z zadań, jakie ma przed sobą właściciel lokalu. Po jego stronie leży również obowiązek ochrony powierzonych mu danych osobowych najemców. Oznacza to przede wszystkim dopilnowanie, aby dane te powierzać do przetwarzania wyłącznie wiarygodnym podmiotom.

Jeżeli właściciel mieszkania na wynajem korzysta z usług takich jak hosting strony internetowej zawierającej dane lokatorów, usługa przechowywania tych danych, zewnętrzna firma księgowa czy firma zarządzająca najmem, musi on dopilnować, by wybierać tylko usługodawców godnych zaufania. Z każdym podmiotem, któremu powierza dane najemców, właściciel lokalu powinien też podpisać osobną umowę powierzenia.

Pobierz: Umowa najmu mieszkania – wzór (dla właścicieli niezajmujących się zawodowo wynajmem)

Wynajmujący ma również obowiązek na żądanie najemcy udzielić mu bezpłatnie informacji na temat swoich działań związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Lokator ma zatem prawo dowiedzieć się np., czy błędy w jego danych zostały poprawione lub czy po tym, jak skorzystał z prawa do bycia zapomnianym, jego dane zostały przez właściciela usunięte. Informacji takiej wynajmujący powinien udzielić bez zwłoki, w terminie nie dłuższym niż miesiąc.

Niedopełnienie obowiązków związanych z RODO oznacza dla właściciela lokalu mieszkalnego ryzyko dotkliwych kar pieniężnych. Zależnie od tego, który przepis naruszono, mogą one wynieść aż 10–20 mln euro, a dla firm 2–4 proc. wartości rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa. Warto jednak pamiętać, że przy ustalaniu wymiaru kary organ nadzorczy weźmie pod uwagę szereg czynników, w tym rozmiar poniesionej przez najemcę szkody, umyślny lub nieumyślny charakter naruszenia, a także charakter i czas jego trwania.