Ofertowanie nie jest takie skomplikowane, jak myślisz

Ofertowana musi być każda dostawa opiewająca na więcej niż 50 tys. zł. Prawidłowe dokonywanie zakupów w projektach realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego (RPO WP) jest warunkiem koniecznym uzyskania dofinansowania. Przy inwestycjach liczonych w milionach konieczne może okazać się przeprowadzenie kilkunastu ofertowań.

Brzmi groźnie, ale wymóg nie jest taki uciążliwy, jak by się wydawało na pierwszy rzut oka. Przykładem jest projekt inwestycyjny zrealizowany przez Prywatną Klinikę Rehabilitacyjną Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Krojantach. Wartość opiewała ogółem na 1,09 mln zł. Dofinansowanie w ramach RPO wyniosło 650 tys. zł.

Eksperci podpowiadają, jak zapewnic sobie godną emeryturę

Projekt polegał na zakupie wysoce nowoczesnego sprzętu medycznego o standardzie równym najlepszym ośrodkom rehabilitacyjnym w Europie i na świecie. Zakupiony z dotacji unijnej sprzęt medyczny umożliwia wprowadzenie 10 nowych, innowacyjnych zabiegów leczniczych, służących do rehabilitacji układu szkieletowo-mięśniowego z wykorzystaniem innowacyjnych technik rehabilitacyjnych, w tym biofeedbacku, metody umożliwiającej wzmocnienie tych czynności mózgu, które są pożądane, a wytłumienie tych, które nie powinny występować.

Aby poszerzyć ofertę o te zabiegi, klinika w Krojantach zaplanowała zakup zestawu 15 urządzeń medycznych tworzących innowacyjny system leczniczy, dający wymierne korzyści terapeutyczne. Wśród urządzeń przewidziano m.in. aparaturę do terapii kończyn górnych i dolnych, urządzenia do rehabilitacji stawów, specjalistyczną aparaturę diagnostyczną i terapeutyczną.

Klinika od 21 lat specjalizuje się m.in. w leczeniu i rehabilitacji pacjentów po skomplikowanych wypadkach, przebytych udarach i wylewach. Pozyskany sprzęt ułatwia i przyspiesza proces dochodzenia pacjentów do zdrowia.

- Rehabilitacja czyni ogromne postępy w metodach leczenia, dlatego aby utrzymać ich najwyższy poziom i nadążyć za postępem, trzeba zmieniać wyposażenie kliniki na coraz nowocześniejszy sprzęt - mówi dr nauk medycznych Tomasz Winiecki, właściciel kliniki w Krojantach. - Unijne dofinansowanie pozwala na realizację kosztownych inwestycji. Mieliśmy już doświadczenie w korzystaniu z funduszy przy poprzednich projektach, ale ostatni, zrealizowany przy współpracy z ARP, był największy pod względem wartości.

Nowoczesny sprzęt jest bardzo drogi i jego dostawcy zgodnie z procedurą musieli zostać wybrani w ramach postępowania ofertowego. Jak przekonują w klinice, nie była to skomplikowana procedura. Wybór dostawcy musiał być poprzedzony przedłożeniem minimum trzech ofert od różnych firm.
Przeprowadzenie i udokumentowanie postępowania ofertowego podlega weryfikacji podczas kontroli projektu. Jest to jeden z warunków zaakceptowania poniesionych wydatków, co z kolei pozwala dopiero ostatecznie uznać projekt za rozliczony i przekazać dotację na rachunek bankowy beneficjenta.

- Oczywiście cały proces wymaga pewnej pracy i wysiłku, ale nie takiego, który by zniechęcał do ubiegania się o dofinansowanie - dodaje dr Winiecki. - Procedura wyboru dostawcy jest na bieżąco wnikliwie kontrolowana przez ARP. Równie wnikliwie kontrolowane są wszelkie rozliczenia związane z projektem. Współpraca z ARP przebiegała jednak bardzo sprawnie i projekt w całości został zakończony. Z pewnością będziemy wnioskować o dofinansowanie kolejnych inwestycji w unowocześnienie kliniki.

A jest ona i tak już jednym z najnowocześniejszych obiektów w kraju. Co roku przyjmuje pacjentów z całej Polski i zagranicy. Jako pierwsza w kraju uruchomiła sześć lat temu kriokomorę na ciekłe powietrze, w przeciwieństwie do większości tego typu urządzeń wykorzystujących ciekły azot. Inwestycja również była finansowana ze środków unijnych.

Zasady ofertowania w ramach projektu

Ofertowanie w ramach projektu obostrzone jest wieloma warunkami

- Wszystkie działania zmierzające do udzielenia zamówienia w projekcie realizowanym w ramach RPO WP o wartości równej lub
powyżej 50 tys. złotych powinny mieć formę pisemną.
- Zamówień nie wolno dzielić w sposób umożliwiający uniknięcie obowiązku przeprowadzenia postępowania ofertowego.
- Zapytania należy kierować zawsze do co najmniej trzech różnych oferentów, przy czym powinny być one jasno sformułowane, zawierać krótki opis przedmiotu zamówienia i kryteria wyboru oferty.
- Przykładowymi kryteriami wyboru ofert są: cena, jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie technologii, koszt eksploatacji, serwis, termin realizacji zamówienia, itp. Kryteria powinny umożliwić obiektywne porównanie i ocenę.
- Otrzymane oferty powinny być porównywalne, przy czym trzy oferty otrzymane od jednego dostawcy nie będą akceptowalne.
- Każda oferta powinna zawierać okres ważności.
- Otrzymane oferty muszą być ważne na dzień dokonania wyboru przez beneficjenta, czyli na dzień sporządzenia "Protokołu oceny ofert".
- Protokół z oceny ofert powinien zawierać: datę sporządzenia, kryteria wyboru, zestawienie porównywanych ofert, wskazanie wybranej oferty i podpis beneficjenta.
- Po podpisaniu przez beneficjenta protokołu oceny ofert może nastąpić udzielenie zamówienia. Jego wartość nie powinna przewyższać wartości wskazanej w ofercie zwycięskiej.
- W sytuacji, gdy zamówienie dotyczy towarów lub usług, które z powodów obiektywnych mogą być zakupione tylko od jednego podmiotu np. zakup know-how, dopuszcza się, w miejsce ofert konkurencyjnych, przedstawienie wyceny wartości zamówienia przez biegłego rzeczoznawcę.
- Należy pamiętać o kolejności czynności zmierzających do udzielenia zamówienia, czyli złożeniu zapytań ofertowych, następnie otrzymaniu ofert, ich ocenie, "protokole z oceny ofert", a następnie złożeniu zamówienia u wybranego dostawcy lub wykonawcy.

Jak udokumentować celowość i oszczędność dokonanych w projekcie zakupów?
Magda Bzdzikot, koordynator Sekcji Kontroli,
Regionalna Instytucja Finansująca

Realizując projekt w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego (RPO WP), należy pamiętać o racjonalnym i celowym ponoszeniu wydatków, a także o dotrzymaniu planowanych w harmonogramie terminów. Taki obowiązek nakłada na beneficjenta podpisana umowa o dofinansowanie projektu.

W sytuacji, gdy beneficjenci nie podlegają przepisom Prawa Zamówień Publicznych, ich wydatki powinny być poprzedzone tzw. postępowaniem ofertowym. Takie ofertowanie jest obowiązkowe dla transakcji, których wartość jest równa lub przekracza 50 tys. zł. Dla tych, którzy posiadają prawo do odliczenia podatku VAT, wartość 50 tys. zł jest wartością netto, natomiast dla beneficjentów niemających prawa do odzyskania VAT jest kwotą brutto. Przeprowadzenie i udokumentowanie postępowania ofertowego podlega weryfikacji podczas kontroli projektu. Jest to jeden z warunków zaakceptowania poniesionych wydatków, co z kolei pozwala ostatecznie uznać projekt za prawidłowo zrealizowany i przekazać dotację na rachunek bankowy beneficjenta.

Czasami ofertowanie może nasuwać beneficjentom wątpliwości, dlatego przed poniesieniem wydatku w projekcie i wystosowaniem zapytań ofertowych, warto skonsultować się z ekspertami z Agencji Rozwoju Pomorza SA.

Chcesz wiedzieć więcej? Zadzwoń do eksperta!
Czekamy na Twój telefon dziś od 10:00 do 14:00
pod numerem tel. 58 323 32 74
Możesz też zadać pytanie mailem: [email protected]