Trójmiejskie biurowce przygotowują się do powrotu pracowników. Jak zorganizują przestrzeń, by była bezpieczna?

Jednym z etapów przywracania gospodarki do życia będzie przede wszystkim powolna rezygnacja z możliwości pracy zdalnej na taką skalę, jak to ma miejsce obecnie. Ze względu na obawy przed zarażeniem koronawirusem w systemie home office (w pełnym lub częściowym wymiarze) pracuje obecnie co trzeci Polak – wynika z badania wykonanego na zlecenie BIG InfoMonitor. Tylko 13 procent respondentów tęskni za powrotem do własnego biurka i komfortu, jaki daje praca… w pracy.

Jak wynika z najnowszego raportu firmy JLL „When home is the new office”, aż 90 proc. badanych osób stwierdza, że przestrzeń biurowa bardziej sprzyja kontaktom w zespołach. Natomiast większość pracujących obecnie w systemie home office ocenia to doświadczenie pozytywnie (82 proc. uczestników badań na zlecenie BIG InfoMonitor), mimo że w wielu domach wypełnianie zawodowych obowiązków odbywa się w utrudnionych warunkach, bo na małym metrażu, często bez własnego biurka, w warunkach które utrudniają koncentrację (bo np. razem z dziećmi, biorącymi udział w zdalnym nauczaniu telewizyjnym czy pracującym również zdalnie małżonkiem czy partnerem).
Natomiast uczestnicy badania, przeprowadzonego przez firmę Walter Herz wskazali, jakie mankamenty tego systemu pracy są trudne do pokonania dla pracodawców. Niestety, nie wszystkie czynności mogą zostać zrealizowane na home office. Dostęp do wrażliwych danych może być ograniczony jedynie do biura, korespondencja również nie może być obsługiwana zdalnie. Negatywna zmiana trendu odczuwalna jest zarówno w ocenie obecnej sytuacji przez ankietowanych, jak również w prognozach na najbliższy okres. Nikt spośród ankietowanych nie wskazał, że obecna sytuacja wpływa bardzo pozytywnie, odpowiedzi ,,zdecydowanie negatywnie” oraz ,,raczej negatywnie” występują 14,5 razy częściej niż ich pozytywne odpowiedniki.

Wśród powodów dobrej oceny pracy zdalnej, uczestnicy ankiety BIG InfoMonitor najwyżej wymieniali poczucie bezpieczeństwa, jakie daje ona w warunkach pandemii (73 proc.).
Dlatego zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom zatrudnionym w firmach, które mają swoje siedziby w tak dużych skupiskach, jak parki biurowe będzie kluczowym zagadnieniem, gdy te z powrotem zaczną się zapełniać. A ten moment zbliża się nieuchronnie. Coraz więcej pracodawców zaczyna myśleć o powrocie do biurowej rzeczywistości.
Według ekspertów firmy JLL najważniejsze jest przygotowanie strategii powrotu do biur, zdefiniowanie wyzwań, jakie stają przed właścicielami i administratorami budynków. Przygotowanie przestrzeni biura na powrót pracowników wiąże się nie tylko z aspektami technicznymi w minimalizowaniu ryzyka, związanego z nadal przecież obecnym w przestrzeni wirusem COVID-19, ale również ze wspieraniem pozytywnych zachowań wśród pracowników, których celem jest wzmacnianie poczucia bezpieczeństwa w zespole.

Takie działania podejmowane są również w Trójmieście. Firma SGPM Property Management właściciel kompleksu biurowego Łużycka Office Park i Łużycka Plus, informując o gotowości przyjęcia z powrotem pracowników do budynków publikuje listę wprowadzonych środków ostrożności.

Wskutek epidemii i czasowego przejścia firm w tryb pracy zdalnej liczba pracowników w budynkach kompleksu Łużycka Office Park i Łużycka Plus wyraźnie się zmniejszyła. Lada moment będziemy obserwować stopniowy powrót do normalnego trybu pracy.

Na rynku biurowym widać już pierwsze ruchy w tym kierunku. Jesteśmy na to gotowi, bo czas powszechnej izolacji i „biurowego spokoju” wykorzystaliśmy, żeby wdrożyć środki ostrożności i odpowiednie procedury. Nasi najemcy mogą więc w każdej chwili i bez obaw rozpocząć migrację z powrotem do biur - mówi Sergiusz Gniadecki, prezes zarządu SGPM Property Management.

Zastosowane w kompleksie biurowym Łużycka Office Park i biurowcu Łużycka Plus rozwiązania to szczegółowe zalecenia na czas epidemii. Co obejmują?

• Zwiększony zakres sprzątania powierzchni wspólnych o dezynfekcję elementów powierzchni wspólnych takich jak klamki, przyciski w windzie oraz poręcze, co wiąże się z zaopatrzeniem pracowników serwisowych w środki ochronne, tj. maseczki i rękawiczki.
• Najemcy mają możliwość zamówienia dodatkowo usługi dezynfekcji wynajmowanej powierzchni biurowej.
• Zamontowanie bezdotykowych dozowników z płynem odkażającym w holach windowych na parterze obliguje każdą osobę, wchodzącą do budynku do dezynfekcji rąk.
• Nadal stosowane będą programy edukowania, czemu służyć ma np.umieszczenie plakatów informacyjnych zgodnych z zalecaną procedurą mycia rąk w każdej łazience czy specjalne oznakowanie, dotyczące zachowania bezpiecznego odstępu przy recepcjach.
• W związku z ograniczeniem dostępu do budynków biurowych kurierom, osobom roznoszącym przesyłki pocztowe, czy dostawcom, przesyłki są pozostawiane w recepcjach poszczególnych budynków.
• By nie dopuścić do nieuniknionych na tak małej przestrzeni kontaktów, wprowadzono zalecenie ograniczenie liczby osób poruszających się windą: może znajdować się w niej tylko jedna osoba. W windach znalazły się również informacje, co robić w sytuacji pogorszenia stanu zdrowia lub wystąpienia objawów, które budzą wątpliwości.
• Przygotowanie procedur działania w przypadku podejrzenia zakażenia COVID-19 przez osobę przebywającą w biurowcu to ostatni punkt tego dekalogu.

Podobne działania podjęła firma Torus, zarządzająca biurowcami Alchemii, w których jednak nie było żadnych ograniczeń dla najemców w zakresie dostępności powierzchni biurowych i usługowych w czasie ostatnich tygodni. Na wprowadzenie drastycznych środków, jakim jest ograniczenie dostępu do budynku nie decydowali się bowiem wszyscy właściciele biurowców, według badania firmy Walter Herz taką decyzję podjęła prawie jedna trzecia z nich ( 32% ankietowanych). Przedstawiciele Torusa kładą nacisk na wyrabianie w każdym użytkowniku nowych nawyków, które zwiększą bezpieczeństwo nie doraźnie, a na dłużej.

Stosujemy się do wszystkich zaleceń odpowiednich służb. Wprowadzonych zostało szereg zmian i procedur, których celem jest zapewnienie maksimum bezpieczeństwa pracowników i gości - mówi Rafał Szymański, kierownik działu zarządzania nieruchomościami w firmie Torus.

W częściach wspólnych wymagane jest noszenie masek (planujemy też cykl szkoleń dla najemców dotyczących higieny i ochrony osobistej, np. jak prawidłowo i bezpiecznie korzystać właśnie z maseczek). Na podłogach pojawią się niebawem naklejki ułatwiające kierunkowe poruszanie się przy zachowaniu zalecanego dystansu.

Czasami są to decyzje nieco utrudniające codzienne funkcjonowanie w tak wielkich budynkach, jak ograniczenia w zakresie liczby osób mogących w jednym czasie korzystać z windy, ale do tego również – przynajmniej na jakiś czas użytkownicy muszą się przystosować. W recepcjach zamontowane zostały przeźroczyste ekrany oddzielające ich pracowników od osób obsługiwanych, są tam też dostępne środki do dezynfekcji, podobnie jak przy węzłach sanitarnych. Znacznie zwiększono częstotliwość dezynfekcji części wspólnych, najrzadziej raz na godzinę czyszczone są wszystkie klamki, przyciski i inne powierzchnie dotykowe. Personel zajmujący się utrzymaniem czystości został przeszkolony przez ekspertów zajmujących się dezynfekcją szpitali.

Ważnym elementem technicznym jest system wentylacji i klimatyzacji – w centralach wentylacyjnych wyłączyliśmy wszystkie wymienniki powietrza, co spowodowało, że aktualnie na powierzchnie budynków dostarczamy tylko i wyłącznie świeże powietrze z zewnątrz, nie mieszamy go z tym wywiewanym z wnętrza biurowców.

Ponadto na ekranach w budynkach wyświetlane są komunikaty przypominające o zasadach bezpieczeństwa. Wprowadzone przez nas procedury dotyczą części wspólnych, natomiast każdy z najemców ma dodatkowo swoje wewnętrzne wytyczne. Naturalnie opracowane zostały również procedury na wypadek wykrycia ewentualnego zakażenia w budynku - dodaje Rafał Szymański.