Pustki w e-skrzynkach

Uruchomienie ESP w gdańskim magistracie kosztowało ok. 3 tys. zł. Czy warto było wydawać te pieniądze, skoro okazało się, że skrzynka nie jest przydatna nikomu?

- Musieliśmy ją uruchomić od początku maja, bo tak nakazuje ustawa - tłumaczy Izabela Dulkiewicz, dyrektor Wydziału Obsługi Klienta w gdańskim magistracie. - Żeby skorzystać z ESP, trzeba mieć elektroniczny podpis. Może jego cena odstrasza klientów?

A elektroniczny podpis to wydatek rzędu 300-400 zł. I to na rok, bo potem trzeba odnowić jego ważność, co także kosztuje kilkadziesiąt złotych. Ale - jak się okazuje - nie jest to jedyny powód, dla którego mieszkańcy nie chcą składać dokumentów przez ESP.

- Co z tego, że od maja mamy ESP, skoro nadal brak odpowiednich formularzy i wzorów pism, które mogą być przesyłane drogą elektroniczną - mówi Piotr Wojczys z Biura Informatyki UM w Gdańsku. - Więc nawet jeśli ktoś chciałby złożyć dokumenty drogą elektroniczną, to i tak nie uniknie wizyty w urzędzie. Musiałoby zostać zmienione prawo.

Tymczasem mieszkańcy sobie świetnie radzą z kontaktowaniem się z urzędnikami poprzez internet, mimo że nie posiadają elektronicznych podpisów. W UM w Gdańsku można on-line zapisać się na złożenie wniosku o dowód osobisty, sprawdzić, czy już jest gotowy lub po prostu napisać e-mail do wydziału.

- Po otrzymaniu informacji drogą elektroniczną dzwonimy do klienta i umawiamy się na jakiś termin albo ustalamy, jakie dokumenty ma dostarczyć - mówi Dulkiewicz. - To znacznie skraca czas.
W Gdyni, podobnie jak w Gdańsku, choć Urząd Miasta ma techniczne możliwości przyjmowania elektronicznych dokumentów na skrzynkę podawczą, zainteresowanie taką formą komunikacji z urzędnikami jest nikłe.

- Dotychczas otrzymaliśmy zaledwie pięć podobnych pism - mówi Jerzy Przeworski, naczelnik Wydziału Informatyki UM w Gdyni. - Wszystkie dotyczyły spraw, które można by załatwić zwykłą drogą e-mailową. Trzy były prośbami o wydanie odpisu aktu urodzenia, kolejne zawierało uwagi do projektu planu zagospodarowania przestrzennego części Chwarzna i Wiczlina.

Również w Sopocie chętnych do korzystania z tego udogodnienia na razie brakuje. Urzędnicy nie są nam w stanie podać dokładnej liczby dokumentów sygnowanych podpisem elektronicznym, które w tym czasie trafiły do magistratu.

Zaznaczają jednak, że są to przypadki jednostkowe. Samego systemu e-urząd jednak bronią, twierdząc, że jest on wyrazem "myślenia przyszłościowego". Na razie wiadomo jednak, że od maja jedynie 601 osób zdecydowało się na założenie tzw. folderu obywatelskiego, który umożliwia m.in. składanie wniosków o wymianę dokumentów bez konieczności kilku wizyt w magistracie (wystarczy przyjść tylko raz, aby złożyć podpis).

Urzędnicy dodają też, iż wprowadzenie systemu zdecydowanie ułatwiło im pracę, zapewniając bieżący monitoring wpływających do magistratu dokumentów i zdecydowanie skracając czas załatwiania spraw. Co ciekawe, z dobrodziejstw nowoczesnej techniki skorzystali też ...funkcjonariusze CBA, którzy odwiedzili urząd w związku z tzw. aferą sopocką.

- Nie trzeba było szukać danych, nie trzeba było grzebać w dokumentach, wystarczył wydruk i panowie otrzymali co chcieli - dodaje ze śmiechem jeden z pracowników magistratu.

Wojciech Zemła, sekretarz sopockiego magistratu

Problemem utrudniającym użytkowanie systemu e-urząd jest konieczność korzystania przez osoby fizyczne z tzw. podpisu elektronicznego. Dziś średni koszt wyrobienia podpisu wraz z czytnikiem to ok. 300 zł. Dodatkowym problemem jest to, że istnieją aż cztery podmioty oferujące różne rodzaje podpisów, czyli aż cztery różne standardy, co powoduje utrudnienia technologiczne. Na szczęście pojawiają się już informacje na temat nowego rozwiązania, które ma dawać możliwość załatwiania spraw urzędowych bez certyfikowanego podpisu elektronicznego. Potrzebne są tu jednak zmiany ustawowe. Na to z kolei potrzeba czasu.