Nadciąga rewolucja w kodeksie pracy. Szef będzie musiał zwrócić koszty pracy zdalnej np. za zużytą energię. Ale jak je wyliczyć?

Sejm uchwalił ustawę o pracy zdalnej. Teraz nowymi przepisami zajmie się Senat. Wygląda na to, że będzie szerokie poparcie dla tych regulacji i że wejdą one w życie w przyszłym roku. Te zmiany były bardzo oczekiwane. Będą też dużym wyzwaniem dla pracodawców i pracowników, mimo to, że w wielu firmach ten model pracy jest już praktykowany.

Tak, zainteresowanie tymi regulacjami i wprowadzeniem ich do kodeksu jest bardzo duże. Szczególnie związki zawodowe o to zabiegały. Pracodawcy podchodzą do tego z większą ostrożnością. Wiele firm wprowadziło już własne rozwiązania, które miały zastosowanie w czasie obostrzeń pandemicznych i z których do dziś nie zrezygnowano, bo świetnie się sprawdzają. Nowe przepisy z jednej strony ugruntują to, co już w wielu firmach jest stosowane. Z drugiej – wprowadzą szereg istotnych zmian. Sprawią, że w pewnym sensie praca zdalna stanie się modelem powszechnym. A to będzie wymagało przebudowy organizacji pracy w firmach, w których taki model nie był, a może być zastosowany. Pracodawcy, ale i pracownicy, mają też pewne wątpliwości czy raczej pytania dotyczące niektórych kwestii.

Niech zgadnę, chodzi o pieniądze. Nowością będzie to, że pracodawca będzie musiał pokryć koszty pracy zdalnej. Jak one będą rozliczane? Jak szef wyliczy, ile powinien zapłacić pracownikowi za energię elektryczną, którą zużył do pracy zdalnej?

W ustawie ten temat jest określony w sposób ogólny. Pracodawca będzie miał obowiązek pokrycia kosztów związanych z zapewnieniem narzędzi pracy i ich instalacją. Będzie też musiał zapłacić za energię elektryczną i usługi telekomunikacyjne, które będą potrzebne do wykonywania pracy w domu. Szczegółowy sposób rozliczenia tych kosztów szef określi w wewnętrznych dokumentach firmy. Będzie też oczywiście mógł w nich ująć inne koszty, które pracownik będzie ponosił.

Czy to nie stanie się zarzewiem konfliktów między pracodawcą a pracownikiem? Teoretycznie jedna firma może przyjąć bardziej hojny plan pokrywania kosztów pracy zdalnej niż inna z tej samej branży. Poza tym, w stosunku pracy to pracodawca jest stroną silniejszą i to on będzie dyktować warunki. Czy nie ma ryzyka, że koszty pracy zdalnej, ponoszone przez pracownika, będą wyższe niż to, co potem wypłaci pracodawca?

Nie da się ukryć, to trudny temat. W tym momencie dla firm największą bolączką jest to, jak te koszty będą rozliczane. Niektórzy pracodawcy będą ustalać pewną stawkę za godzinę pracy zdalnej i potem będą obliczać, ile było godzin w takim trybie. Inni pracodawcy mówią nam, że będę ustalali ryczałt, opierając się na przeciętnych kosztach ponoszonych w gospodarstwach domowych pracowników. Będą więc weryfikowali, ile średnio kosztowało pracownika zużycie energii do zasilania laptopa czy oświetlenia miejsca pracy w godzinach pracy. Wyliczą, jakie te koszty były miesięczne. To samo będzie dotyczyło korzystania z Internetu. Tu będą musieli zastosować proporcję – np. przyjmą, że praca zdalna zajmuje pracownikowi 1/3 miesiąca. To znaczy, że koszt abonamentu za Internet, który płaci pracownik, podzielą na 3. Pojawia się szereg innych, szczegółowych wątpliwości, np. czy pracodawcy powinni uwzględniać każdorazowo liczbę dni pracy zdalnej czy mogą przyjąć z góry, że praca zdalna jest wykonywana np. 10 dni w miesiącu. Następna kwestia to usprawiedliwiona nieobecność pracownika, która powinna wpłynąć na obniżenie kosztów pracy zdalnej. Otrzymujemy bardzo dużo tego typu pytań.

I co odpowiadacie?

Te wszystkie szczegółowe kwestie pracodawca będzie musiał ustalić w swoich wewnętrznych regulacjach.

Czy to znaczy, że pracownik ma się potulnie na nie zgodzić?

Te regulacje muszą być uzgodnione z pracownikami. Powinny znaleźć się w porozumieniu ze związkami zawodowymi. Tam, gdzie nie ma związków albo nie uda się osiągnąć porozumienia z pracownikami w ciągu 30 dni, pracodawca będzie mógł przyjąć regulamin.

Wyliczenie kosztów w niektórych firmach może być bardzo problematyczne. Czy nie można było tej kwestii rozwiązać inaczej? Na przykład kilometrówka, czyli stawka za podróż służbową, jest ustalana odgórnie. Może ta sama zasada miałaby sens w pracy zdalnej?

Ustawodawca wychodzi z założenia, że praca zdalna ma bardzo zindywidualizowany charakter i sposób rozliczenia kosztów ma być ustalany w firmie.

Nie ma pan takiej obawy, że kwestie rozliczania kosztów mogą zniechęcać do pracy zdalnej?

Tam, gdzie obie strony skorzystają, ta forma pracy będzie przyjmowana bardzo chętnie. To będzie dotyczyło firm, w których już teraz duża część pracowników pracuje w takiej formule.
Pracodawcy i pracownikom będzie zależało na tym, żeby pracę zdalną kontynuować na optymalnych warunkach. To będzie też dotyczyć firm, dla których praca zdalna będzie opłacalna ze względu np. na duże koszty utrzymania siedziby. Ale – i to trzeba tu podkreślić – nie ma jednego podejścia do pracy zdalnej. To nie jest tak, że ma ona tylko zwolenników. Są pracodawcy, którzy od dawna uważają, że praca zdalna jest benefitem dla pracownika, bo pracownik oszczędza m.in. czas, bo nie musi dojeżdżać do firmy. Ci pracodawcy są zdania, że oszczędności pracownika i koszty, które ponosi, mniej więcej się równoważą. Mają oni duże zastrzeżenia do konieczności pokrywania kosztów pracy zdalnej.
W tych firmach może być popularna praca zdalna okazjonalna, którą ustawa również wprowadza. A więc praca poza siedzibą firmy w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. W tym przypadku pracodawca nie będzie musiał zwracać pracownikowi kosztów pracy zdalnej. W czasie prac nad ustawą pracodawcy postulowali nawet, żeby ten okres był dłuższy i wynosił 3 dni w miesiącu, a więc 36 dni w roku.

Jakie inne rodzaje pracy zdalnej wprowadzi ustawa?

Możliwa będzie praca zdalna całkowita albo też częściowa, czyli hybrydowa. W tym przypadku kodeks nie precyzuje, ile dni mielibyśmy pracować z domu, a ile w siedzibie firmy. To już będzie wymagało uregulowania w firmie, a nawet w konkretnym dziale firmy.

Co, jeśli podczas wykonywania pracy zdalnej, pracownik ulegnie wypadkowi?

Za to, żeby praca była wykonywana w sposób bezpieczny, odpowiada pracodawca. To dotyczy również pracy wykonywanej w domu. Nowe przepisy nic tu zmieniają. Pracownicy muszą poznać zasady BHP i podpisać oświadczenia, że te zasady znają i stosują się do nich w miejscu pracy zdalnej. Jeśli dojdzie do wypadku, pracodawca będzie musiał ustalić, czy dane zdarzenie można zakwalifikować jako wypadek przy pracy. Wyzwaniem będzie sporządzenie protokołu z oględzin miejsca zdarzenia.
Pracodawca lub jego przedstawiciel powinien być dopuszczony do miejsca wykonywania pracy zdalnej, a więc w domu pracownika.

Pracodawca ma też obowiązek dbać, by pracę wykonywali trzeźwi pracownicy. Tymczasem praca zdalna może sprzyjać sięganiu po alkohol w czasie jej wykonywania. Jak ten problem będzie rozwiązany?

Obowiązkiem szefa jest to, aby nie dopuścić do pracy pracownika, który ma w organizmie alkohol lub narkotyki. Prawo dopuszcza w tym względzie możliwość weryfikacji przez pracodawcę. W przypadku pracy zdalnej, aby weryfikacja była możliwa, pracodawca musiałby być wpuszczony do domu pracownika. A pamiętajmy, że to jest możliwe tylko za zgodą pracownika.

Myśli pan, że pijany pracownik z chęcią wpuści do domu pracodawcę albo jego przedstawiciela, aby ten go przebadał alkomatem?

To będzie bardzo problematyczne. Natomiast, jeśli pracodawca będzie miał uzasadnione podejrzenie, że pracownik jest nietrzeźwy, to będzie mógł go odsunąć od wykonywania pracy, np. blokując system informatyczny.

Czy każdy będzie mógł wnioskować o pracę zdalną?

Tak, o ile charakter pracy będzie na to pozwalać. Trudno sobie wyobrazić, żeby pielęgniarka robiąca zastrzyki, pracowała zdalnie przez cały czas. Tam, gdzie praca zdalna jest możliwa, będzie można złożyć wniosek. Ale to pracodawca ostatecznie zdecyduje, czy pracownik będzie mógł pracować w domu oraz w jakim zakresie.
Ustawa określa grupę osób, jeśli złożą one wniosek, to pracodawca w miarę możliwości ma go pozytywnie rozpatrzyć - podkreślam, jeśli praca zdalna jest możliwa. Do tej kategorii należą m.in. rodzice, którzy wychowują dziecko do 4. roku życia, a także osoby opiekujące się niepełnosprawnym członkiem rodziny. Pracodawca również będzie mógł zlecić pracę zdalną. Ale tylko wówczas, gdy wskutek działania siły wyższej, praca w siedzibie firmy jest niebezpieczna. Siłą wyższą będzie np. zalanie firmy przez ulewę czy powódź, której pracodawca nie mógł przeciwdziałać. Ale jeśli w firmie pęknie rura, bo była stara i wyeksploatowana, a pracodawca jej nie wymienił w odpowiednim czasie, to tu nie można mówić o sile wyższe, a o zaniedbaniu pracodawcy.

Czy praca w domu nie wpłynie negatywnie na efektywność pracy i psychikę pracowników? Niektórzy szefowie narzekają, że pracownicy zdalni są rozkojarzeni, bo podczas wykonywania obowiązków służbowych robią tysiąc innych, domowych czynności. W czasie wybuchu pandemii zachłysnęliśmy się nowym sposobem pracy, a może on wcale nie jest dobrym rozwiązaniem w ujęciu długofalowym?

Decyzję o przejściu na pracę zdalną trzeba przemyśleć. Nie w każdej firmie ona się sprawdzi. Na pewno wymaga ona opracowania nowej organizacji pracy, sposobu oceny pracowników i ich motywowania. Tak, to będzie wielkie wyzwanie dla szefów. I każda firma, która w tym kierunku pójdzie, opracuje własny model. Nie zawsze będzie to całkowita praca zdalna, ale np. praca zdalna kilka dni w tygodniu lub miesiącu.

• praca zdalna będzie polegała na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (to nie musi być jego mieszkanie),
• praca zdalna będzie mogła być wykonywana okazjonalnie, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym,
• pracodawca, co do zasady, nie będzie mógł odmówić pracy zdalnej rodzicom, którzy wychowują dziecko do 4. roku życia, opiekunom, którzy zajmują się osobą z niepełnosprawnością, kobietom w ciąży,
• szef będzie mógł zlecić pracownikowi (który zwykle pracuje stacjonarnie) pracę zdalną w szczególnych przypadkach – stanu nadzwyczajnego, epidemii, zdarzeń losowych, z powodu których ucierpi siedziba firmy i nie będzie można w niej pracować (pożar, zalanie),
• pracodawca będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi do pracy zdalnej - pokryje on również koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy; zasady rozliczania będą ujęte w przepisach wewnętrznych firmy,
• pracodawcy będą mogli przeprowadzać kontrolę pracownika zdalnego pod kątem trzeźwości

CZYTAJ:Duża wygrana w punkcie LOTTO w Malborku. Szczęśliwiec "wydrapał" pół miliona złotych