Katarzyna Łącka: Unia Europejska wymaga zachowania procedur

Realizując projekt z udziałem funduszy europejskich beneficjent musi zejść z utartej ścieżki działań, którą stosował realizując inwestycje finansowane ze środków własnych lub kredytu bankowego. I tak beneficjent, który zamierza dokonać jednorazowego zakupu na kwotę powyżej 50 tys. zł, nie może już złożyć zamówienia u znanego, zaufanego kontrahenta, kierując się przekonaniem, iż wykona on zlecenie solidnie, terminowo i korzystnie cenowo. Unia Europejska wymaga, aby zachowana została zasada konkurencyjności, a to oznacza, że beneficjent winien zwrócić się do co najmniej trzech oferentów i otrzymać co najmniej trzy oferty od konkurencyjnych podmiotów oraz po ich przeanalizowaniu wybrać najlepszą z nich.

Procedura wyboru oferenta, zwana ofertowaniem, wymaga, aby beneficjent udokumentował jej spełnienie. W tym celu należy okazać pisemne informacje wysłane do kontrahenta (e-mail, pismo wysłane pocztą, faksem) oraz ważne oferty złożone również w formie pisemnej oraz pisemne uzasadnienie wyboru ofert. Beneficjenci często bagatelizują wspomniane wymogi i wybierają dostawców z ich pominięciem. Zdarzają się sytuacje, kiedy beneficjenci rzeczywiście rozpoznali rynek, rozmawiali z wieloma dostawcami, ale nie są w stanie udokumentować tych działań. Upływ czasu powoduje, że nie są w stanie uzyskać potwierdzenia na piśmie z przeprowadzonych negocjacji. Ma to poważne konsekwencje, gdyż projekt zrealizowany z pominięciem procedury ofertowania lub bez jej udokumentowania nie może zostać rozliczony jako zrealizowany prawidłowo.

Pamiętajmy, że umowa o udzielenie dotacji to nie tylko prawo do otrzymania środków finansowych, ale również zobowiązanie do respektowania zasad ich wypłaty. Procedura ofertowa nie jest skomplikowana, jednakże niektórym beneficjentom przysparza problemów. Wszystkich beneficjentów, którzy mają wątpliwości i pytania, zachęcamy do kontaktu z pracownikami pionu wdrażania ARP SA.