Jak działają nowoczesne systemy informatyczne, które umożliwiają pracę zdalną urzędów?

Materiał informacyjny Comarch
Cyfryzacja urzędów dziś to nie tylko udogodnienie, ale konieczność. Jak istotna jest zdalna obsługa spraw urzędowych, pokazała rzeczywistość w trakcie pandemii. Wielu Polaków pierwszy raz skorzystało w tym czasie z możliwości załatwienia spraw urzędowych online. Nie byłoby to jednak możliwe, gdyby nie zaawansowane systemy informatyczne oraz dostęp urzędników do pracy zdalnej.

Aby urzędy i instytucje mogły pracować zdalnie, niezbędne jest wdrożenie platformy do zarządzenia dokumentami online. To dopiero pierwszy krok, ponieważ tego rodzaju system musi być zintegrowany z innymi rozwiązaniami informatycznymi wykorzystywanymi w organizacji. Urzędy korzystają na przykład z systemu ePUAP, rozwiązań weryfikacji tożsamości, opcji uiszczania opłat oraz usług wirtualnej korespondencji.

Wiele jednostek samorządowych w Polsce używa platformy Comarch EZD, która umożliwia zdalne zarządzanie dokumentacją. Każdy pracownik administracji publicznej codziennie przetwarza znaczne ilości dokumentów – wniosków, decyzji i oświadczeń, a także materiałów wewnętrznych, które wędrują między różnymi szczeblami organizacji. W tego rodzaju środowisku pracy niezwykle ważna jest dobra organizacja procesów oraz umiejętne ustrukturyzowanie działań. Każdy proces powinien mieć określoną procedurę, a realizacja poszczególnych etapów powinna być formalnie potwierdzona przez dokumenty i oświadczenia. Wszystkie sprawy urzędowe wymagają zatem osobistego zaangażowania wielu osób – pracowników urzędów, a nierzadko także osoby, której rozpatrywana sprawa dotyczy.

Jeszcze do niedawna wydawało się, że tego rodzaju procesów nie można skutecznie prowadzić na odległość. Ostatnia dekada przyniosła jednak bardzo szybki postęp w dziedzinie cyfryzacji, w tym bezpiecznej weryfikacji tożsamości online, płatności Internetowych oraz wirtualnej korespondencji.

System Comarch EZD ma budowę modułową, co oznacza, że w jego obrębie zaplanowano wiele funkcjonalności, przy czym dla każdego wdrożenia wybiera się dokładnie te opcje, które są w danej instytucji potrzebne. Kluczową możliwością w przypadku każdej jednostki administracji publicznej jest skuteczne zarządzanie dokumentacją.

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w e-administracji – na czym polega?

Elektroniczny obieg dokumentów w urzędach to możliwość zdalnej komunikacji obu stron: pracowników jednostek administracyjnych oraz zgłaszających się do nich obywateli. System EZP gromadzi zdigitalizowane dokumenty pochodzące z różnych źródeł. Najczęstsze formy komunikacji petentów z urzędem to formularze na stronie www, wnioski i zgłoszenia online, a także czat lub inny komunikator udostępniony na stronie Internetowej.

Do bazy danych mogą zostać wprowadzone także tradycyjne dokumenty, dostarczone do urzędu w formie papierowej. W takim przypadku najczęściej zostaną one zdigitalizowane już w placówce i w tej formie będą wykorzystywane w komunikacji wewnętrznej (np. w ramach korespondencji między poszczególnymi departamentami i w obrębie różnych systemów dziedzinowych).

Co istotne, Comarch EZD współpracuje ze stosowanymi powszechnie rozwiązaniami – umożliwia prowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów przekazywanych przez ePUAP oraz ESP (Elektroniczną Skrzynkę Podawczą).

Najważniejsze moduły składające się na system to:

  • archiwizacja dokumentów, takich jak protokoły zdawczo-odbiorcze, oświadczenia czy raporty,
  • zarządzanie kartotekami i rejestrami dowolnego typu (np. rejestrem delegacji czy rejestrem uchwał w danej jednostce samorządowej),
  • zarządzanie dokumentami przychodzącymi i wychodzącymi z urzędu, a także wewnętrznym obiegiem pism,
  • moduł „Terminarz” pozwala na sprawne zarządzanie kalendarzem i terminami związanymi z codzienną pracą osób indywidualnych, zespołów czy całych departamentów,
  • Elektroniczna Skrzynka Podawcza, która pozwala na zdalne zarządzanie korespondencją przychodzącą drogą elektroniczną,
  • raportowanie – generowanie własnych raportów, a także monitorowanie zmian zachodzących w systemie.

Korzyści wynikające z wdrożenia systemu EZD do jednostki administracji publicznej

Modułowa budowa systemu EZD pozwala dobrać funkcjonalności systemu do konkretnych potrzeb danego urzędu lub instytucji. Rozwiązanie to jest bardzo uniwersalne, a przy tym charakteryzuje się dużą plastycznością – system może obsłużyć wiele różnych procesów zachodzących w danej jednostce.

Największą zaletą wdrożenia EZD jest możliwość zdalnej, w pełni efektywnej pracy urzędu. Dotyczy to zarówno kontaktu z obywatelami czy przedsiębiorcami, jak i wewnętrznej działalności placówki. Elektroniczny obieg dokumentów w urzędach sprawia, że bieżące sprawy obywateli mogą być skutecznie prowadzone nawet podczas powszechnego lockdownu, kiedy tradycyjna forma kontaktu osobistego przestaje być możliwa.

Prześledźmy zalety systemu na przykładzie funkcji wbudowanych w rozwiązanie Comarch, które umożliwiają obsługę nawet kilkudziesięciu jednostek lub wydziałów jednocześnie.

Praca urzędników wspomagana przez elektroniczny obieg dokumentów jest przede wszystkim bardzo wydajna. System pozwala automatycznie przypisywać konkretne zadania do najbardziej odpowiednich osób, i to na każdym etapie prowadzenia sprawy. Jak to wygląda w praktyce? Pracownik może otrzymać wytyczne do zadania od razu z kompletem dokumentów niezbędnych do jego wykonania. Dzięki temu nie musi on szukać koniecznych pism lub kontaktować się z innymi departamentami – może rozpocząć pracę od razu. Może również sprawnie przekazać sprawę na dalszy etap realizacji, ograniczając od minimum czas pozyskiwania akceptacji lub podpisów – wszystkie te elementy mogą zostać przeprowadzone elektronicznie.

Bardzo ważny jest również stały dostęp do koniecznych dokumentów. Jednostki administracyjne, które wdrożyły system EZD, mają wgląd do całej dokumentacji przypisanej do danej sprawy, a także historii wprowadzanych zmian. Jako że dokumenty są przechowywane cyfrowo, pracownicy mogą z nich korzystać również w trakcie pracy zdalnej. Cały proces jest bardzo bezpieczny, ponieważ przełożony nadaje uprawnienia dostępowe konkretnym pracownikom lub całym grupom użytkowników (np. pracownikom danego departamentu, kierownikom itp.). Dla poszczególnych stanowisk administrator może zdefiniować funkcje, role oraz odpowiedzialność za przydzielone zadanie.

System to także możliwość standaryzacji w zakresie obiegu dokumentów, czyli dostosowania procesów do obowiązujących w organizacji procedur. Rozwiązanie to automatyzuje wiele procesów, dzięki czemu oszczędza czas pracowników, ale także ogranicza ryzyko błędu. Platforma wskazuje kolejne kroki biegu sprawy oraz dostarcza informacji niezbędnych na tym konkretnym etapie. Pracownik działa w określonym schemacie, nie musi przy tym pamiętać o wielu drobnych elementach – pamięta o nich system Comarch.

Standaryzacja gwarantuje również przejrzystość prowadzenia spraw w danym urzędzie czy jednostce administracyjnej. Implementacja najczęściej jest przeprowadzana w taki sposób, by system EZP odzwierciedlał strukturę procesów biznesowych lub administracyjnych w organizacji. Znając procedury i przebieg poszczególnych zadań, platforma może automatycznie sygnalizować opóźnienia lub inne problemy, choćby brak koniecznego załącznika.

EZD to znacznie więcej niż narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów w urzędach. To również narzędzie pozwalające na organizację pracy w firmie w większości kluczowych aspektów, w tym także – co nie zwykle ważne dzisiaj – efektywnej pracy zdalnej. Comarch EZD oferuje architekturę do obsługi poczty elektronicznej, tworzenia harmonogramów, raportów i podsumowań, zarządzania spotkaniami oraz tworzenia komunikacji wewnętrznej, takich jak grupy dyskusyjne.

Jak wdrożyć Comarch EZD do swojej organizacji?

System powinien zostać każdorazowo dopasowany do struktury organizacyjnej danego urzędu lub firmy. Proces ten jest jednak relatywnie prosty dzięki modułowej budowie rozwiązania, a także dzięki kompatybilności z powszechnie używanymi rozwiązaniami do procedowania spraw urzędowych online (takimi jak ePUAP czy narzędzia do obsługi płatności).

Skala wdrożenia i wybór konkretnych funkcjonalności zależy od kompetencji danego urzędu (np. urzędu gminy lub starostwa) oraz zakresu działań. Jak już wspomnieliśmy, newralgiczne dla każdej jednostki administracyjnej jest wdrożenie systemu, który zapewni efektywny i bezpieczny obieg dokumentów w urzędzie. Bardzo ważne jest umożliwienie sprawnego przepływu pism, ich odbierania, akceptowania, przekazywania dalej lub wysyłania poza urząd. Nie bez znaczenia jest także wgląd w historię zmian i możliwość ich edycji wtedy, kiedy to konieczne (przez osoby, które mają do tego uprawnienia).

Samo wdrożenia przebiega zawsze według kilku podstawowych kroków. Niezależnie od charakteru organizacji należy rozpocząć od analizy potrzeb i poznania specyfiki prowadzonych procesów. Następnie konfiguruje się system i integruje z pozostałymi, istniejącymi wcześniej rozwiązaniami. Tak zaprojektowaną platformę należy poddać testom i optymalizacji. A po upewnieniu się, że wszystko funkcjonuje, jak należy, przeprowadza się migrację danych i monitoruje stabilność działania.

Dodaj ogłoszenie