Chwilami jak w sztabie kryzysowym

Joanna GinterZaktualizowano 
Kluczem do udanej konferencji są także dowcipni, acz kompetentni konferansjerzy. Łukasz Jaroń i Magda Zelent, konferencja "TE rzeczy"
Kluczem do udanej konferencji są także dowcipni, acz kompetentni konferansjerzy. Łukasz Jaroń i Magda Zelent, konferencja "TE rzeczy" www.fil.ug.gda.pl
Zdarza się, że student, spragniony wrażeń towarzyskich i - rzecz jasna - intelektualnych, przystępuje do koła naukowego. Czasem bywa, że takie koło, by zaprezentować się szerzej środowisku, organizuje konferencję naukową. I wtedy student staje przed trudnym zadaniem: jak włączyć się w organizację i co zrobić, by konferencja wypadła na piątkę z plusem?

Co, kiedy i za ile?

Zaczynamy od wybrania terminu z mniej więcej czteromiesięcznym wyprzedzeniem. Dobrze przedyskutować go z uczelnią i od razu zarezerwować audytorium. Najlepsze dni na konferencję to piątek i sobota - nie rozbija się tygodnia prelegentom przyjeżdżającym z innych części Polski. Gdy mamy już wybrane czas i miejsce, możemy pomyśleć o tytule przedsięwzięcia. W zależności od spodziewanych efektów, tytuł może być konkretny i jednoznaczny albo przewrotny, stwarzający wiele możliwości interpretacji. Grunt, aby tytuł nie nudził!

Następnie musimy pozyskać fundusze na sponsorowanie noclegów, poczęstunku, druk plakatów, ulotek i książki pokonferencyjnej oraz… wynajem sali! Godzina spędzona w auli biblioteki UG to koszt, bagatela, 650 zł; po dłuższych negocjacjach cena wynajmu może jednak spaść nawet do 500 zł za 10 godzin. Poszczególne koła otrzymują od uczelni oddzielne sumy, dlatego dobrze, gdy kół organizujących konferencję jest kilka.

O pieniądze warto zapytać wydział lub instytut, przy którym działa koło, oraz rektora albo właściwego prorektora, a także organizacje wspomagające działalność akademicką - w sumie nie jest rzeczą niemożliwą zdobycie ponad 4 tys. zł, jak przekonują organizatorzy konferencji "TE rzeczy. Nie-do-mówienia", która odbyła się na początku kwietnia na UG. Uczelnia może też być pomocna w kwestiach technicznych - zawsze profesjonalniej wygląda strona www i e-mail założone na serwerze uczelni.

Zapewnić noclegi

- Najważniejszą rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, jest koordynacja - mówi Anna Gumowska, współorganizatorka konferencji "TE rzeczy". - Koordynator powinien rozdzielić zadania pomiędzy innych organizatorów i pilnować, aby ci z każdego się wywiązali. Bez tego robi się bałagan.
Pierwsze zadanie do przydzielenia to zorganizowanie noclegów dla prelegentów spoza Trójmiasta. Ile, zależy od naszych zamiarów i środków finansowych, którymi dysponujemy. Najlepiej wybrać hotel położony blisko miejsca konferencji; dobrym pomysłem jest baza noclegowa uczelni. Rezerwacji powinniśmy dokonać odpowiednio wcześnie, bo jak przekonała się Ania, uniwersyteckie pokoje gościnne są rozchwytywane.

Zadbać o PR

Potencjalnych prelegentów trzeba jakoś do udziału w konferencji zachęcić. Przygotowujemy więc tzw. pismo przewodnie, jedno- lub dwustronicową informację z zaproszeniem do przesyłania planów lub streszczeń wystąpień. Kandydaci powinni mieć około miesiąca na przygotowanie konspektu, a my - jako organizatorzy - około tygodnia na wybór najlepszych. Pisma wywieszamy na uczelni i rozsyłamy.

- Wysłaliśmy 302 maile: na poszczególne wydziały wszystkich uczelni humanistycznych w Polsce, których adresy znaleźliśmy, do kół naukowych, organizacji studenckich - informuje Ania. - Ogłoszenie zamieszczaliśmy też na forach internetowych.

Gdy wybraliśmy już uczestników, znów czekają nas godziny przed komputerem.
- Obiecaliśmy powiadomić o zakwalifikowaniu lub niezakwalifikowaniu się do końca lutego. Ponieważ czasu było mało, w dwie osoby wysłaliśmy ponad sto maili w nocy z 28 lutego na 1 marca - mówi Ania. - Gdy organizujesz konferencję, chwilami czujesz się jak w sztabie kryzysowym.
Sztab kryzysowy ustala więc harmonogram i przygotowuje plakaty i ulotki informacyjne. Dobrze, gdy pomoże zaprzyjaźniony grafik. Warto też postarać się o patronaty honorowe rektora i prezydenta miasta, podkreślające rangę wydarzenia.

Poczuć satysfakcję

Z działem zamówień uczelni ustalamy catering, z technikami możliwość korzystania z komputera i projektora. Dla siebie i prelegentów przygotowujemy identyfikatory, chyba że stać nas na zamówienie gadżetów konferencyjnych. Do profesorów wysyłamy zaproszenia - dobrze, gdy na sali są nie tylko studenci i doktoranci. I jesteśmy przygotowani na wszystko: nagle może okazać się, że brakuje pościeli, a ktoś z przyjezdnych zgubił się po drodze z dworca.

Wszystkie działania wymagają wprawy; student też (a może przede wszystkim) uczy się na błędach.
- Wszystko wypadło lepiej niż w zeszłym roku - podsumowuje konferencję "TE rzeczy" Joanna Wróbel, przewodnicząca Koła Teoretyków Literatury, głównego organizatora. - To chyba kwestia doświadczenia, można więc założyć, że każdy kolejny raz będzie lepszy.

A co cieszy najbardziej?
- Atmosfera - zapewnia Ania. - Nawiązują się fajne kontakty, odkrywasz na nowo miasto, które chcesz swoim gościom pokazać.

polecane: FLESZ: Podział Mandatów po wyborach parlamentarnych

Wideo

Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych”i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Komentarze

Ta strona jest chroniona przez reCAPTCHA i obowiązują na niej polityka prywatności oraz warunki korzystania z usługi firmy Google. Dodając komentarz, akceptujesz regulamin oraz Politykę Prywatności.

Podaj powód zgłoszenia

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu.
Dodaj ogłoszenie